En el mundo del arte, donde cada exposición, venta o feria puede significar un salto en la carrera de un artista o el prestigio de una galería, los errores logísticos no deberían ser parte del proceso. Sin embargo, en la práctica cotidiana, sucede algo sorprendentemente común: nadie tiene claro quién se encarga de la logística. ¿Lo hace el artista? ¿La galería? ¿Un tercero? Esta confusión es una de las principales fuentes de retrasos, malentendidos e incluso pérdidas económicas.
Desde EnviArte, especialistas en logística para obras de arte, lo hemos visto muchas veces: una obra que no llega a tiempo a una exposición, un cuadro que se envía sin seguro, una escultura que se queda en aduana porque no se gestionaron bien los documentos. Todo por no definir desde el principio algo tan básico como: ¿quién organiza el envío?
La logística del arte: más que mover cajas
La logística artística no es simplemente el transporte de una obra del punto A al punto B. Es una operación compleja que implica:
- Coordinación de fechas exactas.
- Embalaje profesional y seguro.
- Elección del medio de transporte adecuado (aéreo, terrestre, marítimo).
- Gestión de documentación específica, a menudo aduanera.
- Seguro especializado.
- Comunicación continua entre las partes involucradas.
En este contexto, no tener claras las responsabilidades desde el inicio puede derivar en tensiones entre el artista y la galería, afectar la imagen profesional de ambos y, en el peor de los casos, frustrar un evento cultural importante.
¿De quién es la responsabilidad? Artista vs. galería
Cuando la galería se encarga
En general, en contextos profesionales como ferias internacionales, exposiciones en museos o ventas institucionales, es habitual que la galería organice la logística del arte. Esto incluye:
- Contratación de un transportista especializado.
- Gestión del seguro de transporte.
- Coordinación de los tiempos de recogida y entrega.
- Comunicación con el artista para el embalaje adecuado.
- Tramitación de documentos aduaneros si aplica.
Sin embargo, esto debe quedar claro desde el inicio. Nunca debe asumirse “por costumbre”. Los contratos o acuerdos de colaboración deben especificarlo de forma escrita.
Cuando el artista se encarga
En otros casos, sobre todo en exposiciones colectivas o eventos autogestionados, el artista es quien asume el coste y la gestión logística. Esto implica:
- Buscar una empresa de envíos de obras de arte.
- Preparar el embalaje (o contratarlo).
- Asegurar la obra para el transporte.
- Entregar en el lugar, día y hora acordado.
- Informar a la galería del estado del enví
Aquí la clave está en la comunicación. Muchos artistas no tienen experiencia logística y pueden cometer errores que afecten al evento. Por eso, en EnviArte siempre recomendamos que, aunque el artista se encargue, cuente con asesoramiento profesional.
Qué información deben intercambiar artista y galería
Para evitar malentendidos, hay un mínimo de datos que ambas partes deben compartir y confirmar por escrito. Aquí va nuestra checklist:
- 🗓 Fechas clave: recogida, entrega, montaje, desmontaje.
- 🚚 Tipo de transporte: terrestre, aéreo, urgente, estándar.
- 📦 Tipo de embalaje requerido: ¿es la obra frágil, necesita caja de madera, control de temperatura?
- 🧾 Documentación necesaria: packing list, factura proforma o comercial, carta de autoría, permisos si aplica.
- 📞 Datos de contacto de la persona responsable del envío en origen y destino.
- 📋 Seguro: quién lo contrata, qué cobertura tiene, hasta qué valor asegura la obra.
- 💰 Coste de la logística: quién paga qué, y si se reembolsa despué
Casos reales que podrían haberse evitado
EnviArte ha trabajado con cientos de artistas y galerías. Te contamos algunos errores típicos que hemos visto:
- Una obra no llegó a una feria internacional porque el artista pensó que “la galería se encargaba”.
- Una galería mandó un transportista sin seguro y la obra sufrió daños irreparables.
- Una escultura quedó retenida en aduana en Miami por falta del certificado CITES.
- Un envío se retrasó porque nadie verificó si el espacio expositivo tenía montacargas para una pieza de gran formato.
La moraleja: si nadie sabe quién hace qué, todo puede salir mal. Pero cuando hay coordinación clara, el arte llega a tiempo.
¿Por qué contar con un intermediario como EnviArte?
EnviArte actúa como nexo de unión entre artistas, galerías, ferias y museos. Nuestro trabajo es asegurar que todas las piezas del puzzle logístico encajen:
- Coordinamos con todas las partes implicadas.
- Asesoramos en documentación, embalaje y seguros.
- Gestionamos transportes nacionales e internacionales.
- Hablamos el idioma del arte… y el de las aduanas.
Somos especialistas en envío de obras de arte, y entendemos las particularidades del sector cultural. Nuestro objetivo es que el arte fluya sin obstáculos logísticos.
Conclusión
La logística del arte es una responsabilidad compartida. Para evitar malentendidos, retrasos o pérdidas, es fundamental que artistas y galerías establezcan desde el principio quién se encarga del envío y qué implica exactamente esa tarea. Compartir información, coordinar tiempos y contar con un intermediario como EnviArte puede marcar la diferencia entre una experiencia estresante y una exposición exitosa.
📍 Recuerda: Cuando todos saben quién hace qué, el arte llega a tiempo.
